Hibe başvurularında en sık karşılaşılan sorun proje fikrinin zayıflığı değil. Reddedilen başvuruların büyük çoğunluğunda sorun eksik veya hatalı belgeler. Üstelik bazı programlarda eksik belgeyi sonradan tamamlama imkânı tanınmıyor — tek bir eksik, haftalarca süren hazırlığı boşa çıkarabiliyor.
Bu yazıda KOSGEB, TÜBİTAK ve AB hibeleri için gereken belgeleri program bazında derledik.
Her Programda İstenen Temel Belgeler
Hangi kuruma başvurursa başvursun, hemen her hibe programında şu belgeler talep ediliyor:
- Vergi levhası (güncel)
- Ticaret sicil gazetesi (kuruluş ve son durum)
- İmza sirküleri veya yetki belgesi
- Faaliyet belgesi
- Son iki yıla ait mali tablolar (bilanço ve gelir tablosu)
- SGK borcu yoktur yazısı
- Vergi borcu yoktur yazısı
Bu belgelerin tamamının güncel ve imzalı olması gerekiyor. Tarihi geçmiş belgeler otomatik ret nedeni.
KOSGEB Başvuruları İçin Gerekli Belgeler
KOSGEB başvurularında temel belgelere ek olarak programa göre şunlar isteniyor:
İşletme Geliştirme Desteği:
- Satın alınacak makine/ekipman için en az 2 proforma fatura
- Kapasite raporu (sanayi odası onaylı)
- İşletme tanıtım formu
Girişimcilik Desteği:
- Uygulamalı Girişimcilik Eğitimi sertifikası
- İş planı
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
Dijitalleşme Desteği:
- Yazılım veya sistem için teknik teklif
- Mevcut altyapıyı gösteren belge
KOSGEB başvuru sürecini adım adım ele aldığımız KOSGEB Hibe Başvurusu Nasıl Yapılır rehberimizde belge hazırlama sürecini daha ayrıntılı bulabilirsiniz.
TÜBİTAK Başvuruları İçin Gerekli Belgeler
TÜBİTAK başvuruları belge yoğunluğu açısından en ağır süreçlere sahip. Temel belgelere ek olarak:
Proje dosyası:
- Proje özeti (Türkçe ve İngilizce)
- Proje teknik raporu (Ar-Ge metodolojisi, literatür taraması, iş planı)
- Bütçe tablosu ve gerekçesi
- Proje takvimi (Gantt şeması)
Personel belgeleri:
- Proje yürütücüsü ve araştırmacıların özgeçmişleri
- Görev tanımları
Kurum belgeleri:
- Ar-Ge merkezi veya laboratuvar belgesi (varsa)
- Ortaklık sözleşmesi (ortak kuruluş varsa)
TÜBİTAK Girişimci Destekleri rehberimizde hangi programın hangi profil için uygun olduğunu ele aldık — belge hazırlığına geçmeden önce doğru programı seçmek kritik.
AB Hibesi Başvuruları İçin Gerekli Belgeler
AB başvuruları en kapsamlı belge setini gerektiriyor. Program türüne göre farklılık gösterse de genel olarak şunlar isteniyor:
Kurum belgeleri:
- Tüzel kişilik belgesi (apostilli veya noter onaylı)
- Banka hesap bilgileri ve finansal kapasite belgesi
- Son üç yıla ait denetlenmiş mali tablolar
Proje dosyası:
- Proje başvuru formu (Funding & Tenders portalı üzerinden)
- Teknik iş tanımı
- Etki analizi
- İletişim ve yaygınlaştırma planı
- Bütçe gerekçesi
Ortaklık belgeleri:
- Konsorsiyum anlaşması
- Her ortağın yetki mektubu
Mayıs 2026 hibe raporumuzda da belirttiğimiz gibi AB kaynaklı 17 aktif ilan mevcut — ancak bu ilanların büyük çoğunluğu ortak belgelerini de gerektiriyor. Ortak bulma sürecini ilan kapanmadan en az 3–4 ay önce başlatmak gerekiyor.
Belge Hazırlığında Pratik Öneriler
Klasör sistemi kurun: Her kurum için ayrı bir dijital klasör açın. Temel belgeler, program belgeleri ve yazışmalar ayrı tutulsun.
Geçerlilik tarihlerini takip edin: SGK ve vergi borcu yoktur yazıları kısa süreli geçerliliğe sahip. Başvuru gününe yakın alın.
Apostil gerektiren belgeler için erken başlayın: Özellikle AB başvurularında noter onayı ve apostil işlemleri zaman alıyor.
Kontrol listesi kullanın: Hibe başvurularında yapılan 7 kritik hata yazımızda da vurguladığımız gibi belge eksikliği en sık reddedilme nedeni. Göndermeden önce her belgeyi tek tek işaretleyin.
Belge Sürecinde Uzman Desteği
Belge gereksinimler her program döneminde güncellenebiliyor. Hangi belgenin hangi formatta isteneceği, hangi onayların gerekli olduğu ve son başvuru tarihine kadar tüm dosyanın eksiksiz hazırlanması deneyim gerektiriyor.
Hibefon'daki uzmanlar başvuru dosyanızı baştan sona hazırlamanızda destek sağlıyor — hangi programa başvurursanız başvurun.